Vždy ma vie prekvapiť kreativita ľudí, keď príde reč na trackovanie času. Dvojnásobne dlhé záznamy, skripty na generovanie falošnej aktivity či optická myš v sklenenom pohári, ktorý spôsobuje neustály pohyb kurzorom. Čo ma ale udivuje najviac, takéto nápady počúvam od šikovných, životaschopných ľudí, takže nemôže ísť o lenivosť. Ľudia skrátka neveria, že sledovanie času je na niečo dobré.

Hlavný problém agility

Veľa organizácií si myslí, že agilita je o procesoch a nástrojoch. Rozbíjanie síl do multidisciplinárnych tímov, zavádzanie kanbanu, tréning Scrum masterov či pekne upratané Jira boardy. Zrátajte si ale, koľkokrát ste nestihli dodať projekt načas aj napriek tomu, že ste procesy a nástroje využívali na sto percent. Deadliny sa natiahli alebo ste si uvedomili, že roadmapa nebola dobre odhadnutá už na začiatku.

Samotné nástroje sú zavádzajúce. Častou chybou je, že organizácie sa viac sústredia na iterovanie viditeľných prvkov agilnej transformácie, pričom skutočne hodnotné sú tie, ktoré nevidno. Procesy a nástroje majú svoju hodnotu, no zakladať na nich celú transformáciu nikam nevedie. Agilita ako schopnosť adaptovať sa zmene je menej o špecifických praktikách a viac o postoji.

Agilita začína dátami

V Lighting Beetle* sa vždy snažíme robiť rozhodnutia na základe dát. A tak, ako tento prístup využívame pri analýze zákazníckeho správania, používame ho aj pri odhadovaní času. Schopnosť odhadnúť čas potrebný na úlohu či projekt bola jedným zo základných pilierov pri transformácii na agilné štúdio.

V roku 2009, keď vzniklo LB*, chceli sme robiť každý projekt, ktorý sa k nám dostal. Doručiť ho v rekordne krátkom čase v najvyššej možnej kvalite. Rýchlo sme však pochopili, že to nebude jednoduché. Trápili sme sa s časovými odhadmi, tesnými deadlinami a pocitom preťaženia. Sami sme sa dostali pod tlak, keď sme nevedome robili nerealistické záväzky.

Až keď sme implementovali trackovanie času do nášho procesu, sme začali vidieť vzorce. Vzorce, ktoré nám pomohli lepšie predpovedať časovú záťaž. Časové reporty sa stali nevyhnutným nástrojom. Nielen pre account manažérov vystavujúcich faktúry, ale aj pre dizajnérov a developerov pri rozhodnutiach, kam investovať čas, aby tým prispeli k čo najhodnotnejšiemu výsledku. Začali sme pracovať agilne, čo nám umožnilo dodávať načas a v rozpočte.

Lepšie rozhodnutia vďaka meraniu času

1. Začnite benchmarkovať čas strávený na úlohách a vyhodnocujte ho. Cieľom nie je mikromanažment, ale identifikácia možných prekážok a ich prekonanie. Koniec koncov, to je aj cieľom všetkých agilných rituálov, o čom hovorí aj tento článok.

2. Získajte sebavedomie – sami, aj v tíme – cez prehľad o svojom úsilí. Poznať náročnosť určitej výzvy vám tú ďalšiu umožní naplánovať lepšie. Dáta sú nanič, ak sa z nich nevieme poučiť, nechajte ľudí spoznať svoj výkon a prevziať nad ním kontrolu. V LB* nám takéto zvedomenie pomohlo implementovať Lean UX prístup.

3. Keď ľudia poznajú svoje schopnosti, sú pripravení prevziať zodpovednosť. So sebaistotou začnú robiť rozhodnutia a autonómne plánovať prácu, ktorá má na výsledok najväčší dopad. A to je ten transformatívny prerod k agilite, na ktorý tak čakáte.

Sebavedomie je sexi

Klient mi nedávno povedal: “Agilita nie je hrozba. Je ako oheň. Strašil ľudí, až kým sa nenaučili, ako ho skrotiť.” Stavím sa, že ste to už počuli: Trik k nakopnutiu agility spočíva vo vôli. U nás sa skrýval v sledovaní času a celý príbeh si môžete prečítať v prípadovej štúdii, ktorú o Lighting Beetle* napísal Toggl.

Dáta nám umožnili získať sebavedomie v rozhodovaní a naučili nás enormne veľa o vedení agilných projektov. Vieme lepšie alokovať zdroje a dodávať načas a v rozpočte, takmer s nulovými prieťahmi. A vďaka agilnému rozhodovaniu si tiež zachovávame zdravý work life balans. Odporúčam, aby ste to skúsili tiež.